Чтобы осуществлять грузоперевозки, для грузовых транспортных средств существует специальный отчетный документ – путевой лист. В данной статье мы рассмотрим формы листов, для каких случаев они нужны, и образец заполнения путевого листа грузового автомобиля, где указан порядок оформления документа.
Путевой лист — неотъемлемая часть работы грузоперевозчиков
Виды путевых документов
Путевые листы оформляются компанией-перевозчиком, в качестве которого может выступать как юридическое лицо, так и физическое. Грузоперевозки осуществляются исключительно на коммерческой основе. Благодаря этому документу, транспортная компания отчитывается за расходы, содержание ТС, его амортизацию. Грузовые машины требуют больших расходов, как на содержание, так и на топливо. К тому же по документу может быть начислена и зарплата водителя. Из путевого листа видно, сколько времени работник провел за рулем и какой километраж проехал.
Путевые листы бывают трех форм:
- форма № 1 – международная;
- форма № 2 – типовая для грузоперевозок грузовым транспортом;
- форма № 3 – типовая для перевозки грузов легковым транспортом.
Лист международного образца выписывается только на одну командировку.
Кроме того, путевые листы подразделяются на следующие виды, утвержденные еще в 1997 году и действующие до сих пор:
- форма 4-с – используется при сдельной оплате труда работника;
- форма 4-п – применяется в случае повременной оплаты, также данный документ выписывается, если необходимо доставить груз нескольким заказчикам;
- форма 4-м – для международных перевозок.
Форма 4-с применяется при сдельной оплате работников
Как заполнить документ
В машине у водителя, перевозящего грузы, обязательно должны присутствовать следующие обязательные документы:
- путевой лист;
- товарно-транспортная накладная;
- водительское удостоверение;
- свидетельство о регистрации ТС.
Порядок заполнения листов практически один и тот же. Документ выписывается на один день. Исключение составляют поездки, рассчитанные на дальние расстояния. Ответственный диспетчер на нем проставляет дату выдачи и номер, которые вносит в специальный журнал. В отчетном документе прописывается следующая информация:
- дата рейса;
- вид задания;
- в каком составе осуществляется доставка.
Ниже вносятся данные о машине:
- марка машины;
- регистрационный номер;
- гаражный номер.
Если имеется прицеп, то на него тоже вносятся аналогичные данные.
Следующим пунктом указываются данные водителя. Заполняется графа с номерами водительского удостоверения. При наличии в поездке напарника или же экспедиторов, то их данные также прописывают в документе.
В документе ставится подпись главного механика, который удостоверяет, что машина находится в исправном состоянии и готова к эксплуатации. Водитель также подписывается в листе, тем самым подтверждая факт осмотра ТС. С того момента, как шофер поставил свою подпись, ответственность за груз и машину ложится на его плечи. Это будет означать, что задание принято им к исполнению.
Данные километража вносятся в отдельную графу. Сначала заносят цифры на момент выезда машины, по возвращении рядом вносятся измененные после поездки данные. Вносится информация о расходе горючего (на момент выезда и по возвращении в гараж) с указанием его типа.
Образец заполнения путевого листа
Заполнение графы «Задание водителю»
Данная графа вызывает порой немало сложностей. Но она требует правильного оформления. Тут прописываются все адреса заказчиков, куда необходимо доставить груз, номера накладных. Заказчик в свою очередь проставляет на документе дату, подписывается и ставит печать. Эта мера является доказательством того, что водитель был в нужном месте и доставил вверенный ему груз.
Помимо этого порядок заполнения требует внесения сюда дополнительных данных о расстоянии до каждого отдельно взятого заказчика, тоннаже и наименовании груза.
В графу «количество ездок» вносится число, равное количеству совершенных водителем ходок. Все это характерно для примера заполнения формы 4-п. К данной форме могут прилагаться отрывные талоны, выступающие в качестве предъявляемого счета, по которым заказчик обязуется оплатить доставку товара. В них же заказчик прописывает следующую информацию:
- данные о машине;
- время доставки груза;
- время его разгрузки.
Талон заполняется в 2-х экземплярах, один остается у заказчика, а второй отправляется с водителем на предприятие, предоставившее услугу. Владелец ТС должен тщательно проверить внесенную информацию.
Медосмотр
Каждый водитель перед выездом должен пройти обязательное медицинское обследование. Это необходимо для безопасности, как самого работника, так и для обеспечения безопасного движения ТС. Следовательно, отметка врача на путевом листе обязательна.
Водитель должен проходить медосмотр перед каждым выездом
Возвращение на базу
Возвратившись обратно на базу, водитель сдает всю отчетную документацию диспетчеру, который проверяет правильность заполнения. По предоставленным данным производится расчет совершенного километража, расхода горючего и времени, проведенного в пути. На основании предоставленных данных водителю начисляется зарплата.
Если же не обошлось без поломок, то соответствующая информация вносится диспетчером в графу «Отметки»: что произошло, стоимость ремонта, средства, затраченные на запчасти.
После проверки документов водитель ставит подпись о том, что он сдал транспорт и заполняются следующие графы:
- № 12 – период работы оборудования;
- № 13 – время работы мотора;
- № 24 – номера совершенных поездок по порядку;
- № 25 — № ТТН;
- № 26 – время, затраченное на работу ТС;
- № 27 – перевезенное количество груза;
- № 28 – выполненная работа;
- № 29 – прописывается информация о грузоотправителе.
Данные, внесенные в эти графы, подтверждаются подписями диспетчера и водителя.
После всех манипуляций документ передается таксировщику, который производит расчеты стоимости совершенной поездки. Итоговую подпись ставит бухгалтер после проверки.
Таким образом, ничего сложного в заполнении путевого листа нет. Правильно заполненный документ не создаст в дальнейшем лишних проблем. Главное соблюдать инструкцию и порядок его заполнения. Представленный пример заполнения документа поможет разобраться в последовательности его заполнения.
Путевой лист – это документ, в котором записывается пробег автомобиля, расход топлива, маршрут и работа топлива. Документ необходим для подтверждения затрат на содержание машины.
Путевой лист легкового автомобиля – это форма документа, утвержденного постановлением Госкомстата. Обязательным заполнение утвержденного образца не является. Каждая организация может разработать свой шаблон. Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2015 можно скачать в конце статьи.
Путевой лист легкового автомобиля имеет свои требования. Водитель также должен иметь его на руках, документы на транспортируемый груз, лицензионную карточку и страховой полис. При отсутствии документов, на водителя налагается штраф.
Форма путевого листа зависит от вида используемого транспорта. К примеру, путевой лист для легковых автомобилей заполняется по форме 0345001 .
Заполнение путевого листа легкового автомобиля
Образец заполнения путевого листа легкового авто (лицевая сторона):Образец заполнения путевого листа легкового авто (оборотная сторона):
Как оформляется путевой лист
Документ выписывается диспетчером. Выписка производится на одну смену. Следующий документ выписывается при условии, что путевой лист за предыдущий день был сдан. Если работы требует нахождения автомобиля в пути более одного дня, то документ выписывается на требуемое количество дней.
Путевой лист легкового автомобиля заполняется в одном экземпляре и хранится 5 лет.
Данные, которые связаны с работой машины заносятся в документ водителем. Руководитель несет ответственность за правильное заполнение путевого листа легкового автомобиля. Кроме того, такая ответственность лежит на водителях, и тех лицах, которые занимаются оформлением документа.
Как заполнить реквизиты
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля:
Порядковый номер документа;
Дата выдачи;
Печать;
Марка и регистрационный номер машины
Если автомобиль выполняет лицензируемые виды перевозок, в документе делается пометка. При использовании автомобиля для управленческих нужд, графа «лицензионная карточка» не заполняется.
На второй стороне документа указывается маршрут в таком порядке:
Пункт назначения;
Время выезда;
Время возвращения;
Количество километров.
Эта информация используется для списания стоимости потраченного топлива и для подсчета зарплаты водителя.
Если в путевом листе отсутствуют сведения о маршруте, то подтвердить факт работы машиныА невозможно. В документе должен быть отмечен каждый пункт следования.
В документе есть графа «код заказчика». Заполнение путевого листа легкового автомобиля с учетом этой графы проводится, когда автомобиль используется для транспортировки клиентов или заказчиков.
Путевой лист легкового автомобиля содержит графу «Результат работы машины за смену». В этой графе бухгалтер начисляет водителю зарплату. Если она начисляется во временной системе оплаты, то в графе указывается количество проработанных часов. Если зарплата определяется по сдельной оплате, то сумма вписывается за пройденный километраж. Бухгалтер подтверждает начисление зарплаты своей подписью.
Нужно ли водителям проходить медосмотр
Каждая организация, эксплуатирующая автомобили, обязана проводить медосмотр водителей перед рейсом и после него. Минздрав совместно с Минтрансом утвердили рекомендации, которые регламентируют порядок прохождения медосмотра и порядок правильной организации процесса.
В путевой лист легкового автомобиля ставится штамп, где указана дата и время проведения медосмотра. Указываются инициалы медработника и его подпись. Штамп ставится только в том случае, если у водителя отсутствуют симптомы заболевания или алкогольное опьянение.
Медосмотр перед рейсом может проводить только тот медработник, который имеет соответствующую лицензию. Отсутствие штампа квалифицируется как нарушение охраны труда.
Исправления
Так как путевой лист легкового автомобиля является первичным учетным документов, в него можно вносить исправления с учетом соответствующей инструкции. Исправления в документ вносятся по согласованию с лицами, ответственными за хозяйственные операции. Исправления подтверждаются подписями этих лиц, и указывается дата внесения исправлений. К примеру, если исправлен расход топлива, то это подтверждается подписью механика и водителя.
Как происходит регистрация
Работник, выдающий путевой лист легкового автомобиля, регистрирует его в журнале. Номер листа и дата выдачи должны соответствовать числу регистрации в журнале. В специальный журнал последовательно записываются все данные:
Номер листа;
Дата выдачи;
Данные водителя.
В журнале регистрации после внесения всех данных ставится подпись диспетчера и водителя.
Основания для списания ГСМ
После получения бухгалтером путевых листов, начинается проверка правильности их оформления. Далее он производит списание израсходованного топлива. Чтобы высчитать затраты на ГСМ нужно чтобы в путевом листе был указан пробег машины и расход бензина.
Во время проверки, при отсутствии в документе полной информации, контролеры могут признать расходы недействительными.
Справка: если работник использует собственный автомобиль для нужд организации, то организация обязан выплачивать ему компенсацию, которая также подтверждается путевыми листами.
Правила выписки путевых листов
Срок действияПутевой лист легкового автомобиля составляется так, чтобы на его основании можно было судить о фактических расходах на транспортное средство. Росстат обязывает выписывать лист только на смену водителя. На более долгий срок, путевой лист только в командировочных целях.
Одно из положений Росстата указывает, что лист можно выписывать и на более долгий срок. Но в таком случае организация должна обеспечить учет отработанного времени расхода топлива и расходных материалов. В документе также нужно подтвердить расходы организации на ГСМ. Если в компании будет принято решение о заполнении документа на длительный срок, то решение должно быть утверждено в учетной политике.
Показания спидометра
Диспетчер должен каждый день проверять и фиксировать показания спидометра автомобиля. Естественно показания на начало дня должны совпадать с показаниями на конец работы предыдущего дня. На основании этих сведений определяется количество израсходованного топлива, исходя из пробега автомобиля.
Медосмотр
Каждый водитель перед выездом проходит медосмотр. Только после этого он может быть допущен к работе. Результаты медосмотра показывает, что:
Работник не жалуется на состояние здоровье;
У работника должны отсутствовать признаки заболеваний;
У работника не должно быть признаков алкогольного или наркотического опьянения.
Результаты осмотра вносятся в журнал.
Наличие автомобиля у юридического лица налагает определенные обязательства по ведению учета при использовании машины. Одним из документов, необходимых в такой ситуации является путевой лист легкового автомобиля форма-3.
Необходимость в путевых листах
Документ является обязательным во время организации перевозок транспортом компании. Он необходим при планировании, учете и проведении любых транспортных операций. Общий список обязательных документов, которые необходимы штатному водителю, состоят из таких пунктов:
- регистрационные документы на автомобиль и при необходимости на прицеп;
- водительское удостоверение с актуальной категорией;
- товарно-транспортная накладная, в которой указываются параметры перевозимого груза (по форме №1-Т);
- спецразрешение во время перемещения опасных, крупногабаритных либо тяжеловесных грузов;
- заполненный бланк путевого листа (форма №3).
На основании последнего проводится учет топливных ресурсов по предприятию, а также параметр влияет на заработок штатных водителей. Такие расходы напрямую влияют на уровень налогообложения. Исходя из такой зависимости, путевой лист принято относить к главным первичным документам.
Правильное ведение и учет
Действующее законодательство подразумевает наличие следующих актуальных типовых форм:
- № 3 спец. и №3 – форма путевого листа легкового автомобиля;
- №4 – применяется с легковыми такси;
- №4-П и №4-С – в случаях с грузовыми автомобилями;
- №6 спец. и №6 – используется для автобусов.
Все эти листы должны заполняться по определенным правилам, оговоренным Приказом № 152 профильного министерства от 18.09.2008 г. Нормативный акт предполагает выписку документа на текущую смену либо рабочий день. Однако, практика показывает, что часто требуются документы на более длительный срок, например, для дальних служебных командировок или длительных переездов.
Ответственные сотрудники могут готовить для себя образец путевого листа на месяц, что не запрещено законом. Это максимальный срок, допускаемый законом. В документе обязательно указываются даты выбытия/прибытия в гараж. Разрешение оформляется на основании приказа первого руководителя.
Контроль над ведением путевых листов на предприятии проводится при помощи регистрации их в прошнурованном журнале. Каждая страница этой книги нумеруется от руки, а «хвосты» от шнуровки заклеиваются бумажным квадратом, имеющим оттиск печати. Внутри ведутся такие графы:
- номер по порядку;
- название документа;
- компания, предоставляющая транспортное средство;
- параметры автомобиля (госномер, марка и т.д.);
- номер водительского удостоверения и ФИО водителя;
- параметры лицензионных документов, если таковые предусмотрены для конкретной перевозки;
- водительское поручение (задание).
Автомобиль может эксплуатироваться на протяжении не одной, а нескольких смен подряд. Для такой ситуации предусмотрено выписывание нескольких путевых листов. Поле с временем выезда устанавливается в первом из них, а информация о заезде в гараж будет присутствовать только в последнем из них. Для каждой путевки необходимо вносить показания одометра.
Медосмотры для водителей
В каждой путевке должны присутствовать отметки о состоянии здоровья водителя. Они подтверждаются соответствующим штампом и подписью выпускающего сотрудника. Таким образом осуществляется верификация отсутствия алкогольного или наркотического опьянения, и дается допуск к работе.
Если в путевом листе нет подтверждения от медработника, то это относится к грубым нарушениям КЗоТ.
С 2015 года вступил в силу более жесткий регламент, по которому нужно отмечаться у медработника дважды: перед сменой и после нее. По закону осмотру подвергаются не только наемные сотрудники, но и ИП, которые на рейс выходят самостоятельно. Стоимость всех процедур, связанных с медосмотрами, ложится на водителя или автовладельца.
Небольшие компании считают нерентабельными содержание отдельной штатной единицы с медобразованием, а также оснащение и оборудование отдельного кабинета для подобных операций. В большинстве случаев заключается отдельный договор на обслуживание с медорганизацией, имеющий все разрешительные документы .
Нужно знать, что отсутствие оттиска штампа о медосмотре в путевом листе, делает данный документ недействительным для сотрудника ГИБДД.
Взаимоотношения с налоговыми структурами
Заполнять путевой лист необходимо правильно, иначе его могут не принять к сведению налоговые органы, что послужит исключением затрат, описанных в нем, из налогового учета. Даже суд будет на стороне ревизоров, ведь только правильные документы принимаются на производстве в качестве доказательства использования ТС по назначению.
Предприятия необходимо документировать. Таким образом подтверждаются доходы, произведенные затраты, их целесообразность. Под путевыми листами принято считать те первичные документы, которые отражают расход ГСМ, подтверждают использование транспорта.
Назначение путевых листов
Использование собственного или арендованного транспорта в организации сопровождается заполнением такого вида первичных документов, как путевые листы . Не допускается перевозка граждан, грузов, товара без должного оформления. При этом обязанность по заполнению путевых листов присутствует не только у транспортных предприятий. Наличие документов обязательно и для иных экономических субъектов при эксплуатации автомобилей.
Нередко работники используют и личный транспорт в производственных целях. Работодатели предоставляют таким сотрудникам компенсацию за сопутствующий расход ГСМ. Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в таких случаях не отличается от правил оформления подобных документов и в иных случаях. Наличие же путевого листа освобождает от начисления НДФЛ за начисленные компенсации (согласно письму Минфина РФ от 26.07.2013 № 03-04-05/24421).
Прочие организации подтверждают обоснованность расхода топлива при использовании автотранспорта также при помощи путевых листов. На их основании списываются затраты на ГСМ, уменьшается налогооблагаемая база.
Отсутствие путевого листа может послужить поводом для привлечения плательщика к ответственности, так как нарушается порядок учета доходов и расходов.
Оформление путевых листов
Путевые листы могут оформляться с применением утвержденных законодательно и действующих унифицированных форм. Однако учреждения вправе разрабатывать и собственные бланки этих документов при условии, что в них будут присутствовать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа, его номер и дата его составления;
- реквизиты экономического субъекта;
- содержание хозяйственной операции;
- величина измерения (в том числе и денежная);
- сведения о транспортном средстве;
- информация о водителе;
- подписи ответственных лиц с указанием должности.
Для каждого вида транспорта (легковой автомобиль, грузовой, автобус, машины специального назначения и прочие) существует определенная унифицированная форма документа. По отношению к нетранспортным организациям допускается возможность применения самостоятельно разработанного бланка путевого листа. Данный факт следует отразить в учетной политике. Примерный образец заполнения путевого листа легкового автомобиля представлен ниже.
Наличие самостоятельно разработанной формы путевого листа легкового автомобиля позволяет продлевать срок использования документа до 1 месяца, в то время как унифицированная форма допускает лишь период действия путевого листа, равный рабочей смене или 1 дню.
Путевые листы ― правила заполнения в 2017 году
При оформлении документов на использование транспортных средств следует учесть, что в законодательстве с начала года появились некоторые изменения. Согласно им, в путевые листы, правила заполнения в 2017 году которых подкорректированы приказом Минтранса России от 18.01.2017 № 17, внесены следующие поправки:
- нет больше необходимости проставлять штамп или печать экономического субъекта в заголовочной части документа;
- требуется указывать дату и время проведения контроля за техническим состоянием автомобиля перед предстоящим рейсом с подписями ответственных лиц.
Новшества вступают в силу с 26 февраля 2017 года. Субъектам, использующим собственные бланки документов, при корректировке форм следует учесть новые требования.
Для грузовых перевозок используют путевой лист грузового автомобиля по форме № 4-С. Как его оформить мы рассказали в статье и привели образец заполнения. Бланк путевого листа 4-С можно скачать в удобном формате Excel.
На грузовые перевозки компания должна оформлять путевые листы независимо от того, использует она собственный транспорт или арендованный. Такие документы нужны, чтобы списать расходы на топливо и рассчитать зарплату водителям. Если оплату за работу водители получают по сдельным расценкам, используют бланк путевого листа 4 С. В статье инструкция по его заполнению.
Бланк путевого листа (форма 4-С)
Путевой лист грузового автомобиля - форма 4-С утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.
Применять унифицированную форму необязательно. Компании и предприниматели могут разработать свой бланк путевого листа 2017 . Главное, чтобы он содержал обязательные реквизиты (приказы Минтранса от 18 сентября 2008 № 152 и от 18 января 2017 г. № 17). Применение нетиповых документов зафиксируйте в учетной политике.
- Справка
- Обязательные реквизиты путевого документа:
- наименование, дата и срок действия документа;
- сведения о собственнике машины;
- тип и модель транспортного средства;
- государственный регистрационный знак автомобиля;
- показания одометра при выезде и заезде в гараж;
- дата и время выезда и заезда;
- подпись и ФИО работника, который ставит в документе показания одометра, дату и время;
- ФИО водителя;
- дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителей;
- штамп, подпись и ФИО медицинского работника, который проводит медосмотр;
- отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем;
- подпись и ФИО контролера технического состояния транспортного средства.
Порядок заполнения путевого листа грузового автомобиля
Как заполнить путевой лист грузового автомобиля (образец заполнения 4-С в конце статьи), прописано в постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. В форме 4-С одна странице, на которой надо заполнить и лицевую, и оборотную сторону.
Путевой лист 4-С: заполнение лицевой стороны
В верхней части документа поставьте штамп компании (при наличии), номер и дату документа. Впишите название организации, ее адрес, номер телефона и код по ОКПО. Если требуется, заполните код с режимом работы, колонны, и бригады.
Ниже укажите сведения о транспортном средстве: марку машины, регистрационный номер, гаражный номер, сведения о прицепе (если он есть). После сведений о машине запишите данные о водителе - ФИО, реквизиты водительского удостоверения и табельный номер.
- Важно:
- Если у водителя во время работы нет путевого листа, ему грозит штраф в размере 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).
Работа автомобиля и автомобиля . В таблице запишите плановое и фактическое время выезда и заезда из автопарка, показатели спидометра на начало и конец рабочей смены.
Движение горючего . Укажите в таблице вид горючего, количество на начало и конец смены, а также количество заправленного топлива. Если необходимо, запишите коэффициент расхода топлива по отношению к установленным в компании нормам. Этот коэффициент можно найти в приказе на списание ГСМ.
Задание водителю. Впишите наименование и адрес заказчика, куда надо доставить груз, и время подачи автомобиля, вид груза и его объем в тоннах, количество ездок.
После таблиц поставьте количество необходимого топлива.
Перед выездом в рейс медработник должен осмотреть водителя. Если допуск разрешен, на путевом листе он указывает свою должность, ставит подпись с расшифровкой.
Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние автомобиля. Передача транспортного средства от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.
В разделе «Отметки организации - владельца автотранспорта» запишите сведения о произошедшем ДТП, ремонте и т. д.
Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля по форме № 4-С
Путевой лист 4-С: заполнение оборотной стороны
Верхнюю часть оборотной стороны заполняет грузоперевозчик. Он записывает информацию обо всех своих маршрутах в течение рабочего времени: куда, когда и во сколько прибыло транспортное средство, количество и номера сопроводительных документов.
В раздел «Особые отметки» водитель записывает информацию о причине, виде, продолжительности простоя. Например, отклонение времени нахождения в пути от планируемого и перерасход топлива произошли по причине затрудненного движения по проспекту Мира.
Нижнюю часть оборотной стороны заполняет диспетчер или иное уполномоченное лицо. Он записывает сведения по расходу бензина, которые рассчитаны по норме и по факту. Далее ставит время работы транспортного средства с расшифровкой по видам периодов, количество ездок и заездов в гараж.
Также диспетчер определяет пройденный километраж, расписывает пробег общий и с грузом, указывает количество перевезенного груза.
Заполненный бланк путевого листа грузового автомобиля
