Унифицированная форма путевого листа специального автомобиля утверждена 78-м постановлением Государственного комитета РФ по статистике в 1997 году.

Путевой лист специального автомобиля. Форма 3 спец.

Его форма 3 спец относится к первичной учетной документации и действует с декабря 1997 года.

Назначение формы – возможность учета работы специального автомобиля и правильного начисления заработной платы водителю. Форма 3 спец рассчитана на задание у одного или двух заказчиков и составляется на день либо смену. Получить ее водитель может у определенного должностного лица (к примеру, диспетчера) после сдачи путевого листа за прошлую смену или за день.

Стоит отметить, что к специальным автомобилям относят автокраны, уборочные машины, автовышки, пожарные автомобили, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными установками и прочие средства для выполнения определенных работ. Путевые листы для легковых или грузовых авто составляются по отдельным формам. В некоторых случаях форму 3-спец расширяют для отражения дополнительной информации, в частности так сделано в путевом листе автокрана.

Форма 3 спец составляется в формате А4, она не является действительной без штампа, даты выдачи и печати организации, в чьей собственности находится автомобиль. Соответствующие отметки вносятся в форму при выезде и по приезду в гараж, в отдельном разделе отображается ход исполнения задания водителю. Учитывая специфику транспортных средств для данной формы, в отдельную графу вносят вид произведенных работ и их соответствующие коды.

Отрывные талоны путевого листа — основание для выставления счета заказчику. Серии и номера выданных талонов вписываются в основную форму, а за линией отреза заполняются две формы по каждому заказчику со следующими данными:

наименование организации;
марка и номер специального автомобиля;
наименование заказчика;
время прибытия и убытия;
соответствующие показания спидометра;
подпись и расшифровка подписи заказчика.

На бланке путевого листа обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, собсвенника автомобиля.

Требования к путевому листу

Талон заказчика к путевому листу

Утвержден постановлением Минфина от 26.11.2010 N 138

——————————————————————————————————— ¦ Талон заказчика Экземпляр ¦ Талон заказчика Экземпляр ¦ ¦ к путевому листу N ________ для перевозчика ¦ к путевому листу N ________ для заказчика ¦ ¦ от "__" _____________ 20__ г. ¦ от "__" _____________ 20__ г. ¦ ¦ Перевозчик ______________________________________ ¦ Перевозчик _____________________________________ ¦ ¦ (наименование) ¦ (наименование) ¦ ¦ Автомобиль ______________________________________ ¦ Автомобиль _____________________________________ ¦ ¦ (марка, регистрационный знак) ¦ (марка, регистрационный знак) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————————————————- ¦ ———————————————— ¦ ¦ ¦ ¦при прибытии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦при прибытии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Время, ч, мин +—————-+———+ ¦ ¦ Время, ч, мин +—————+———+ ¦ ¦ ¦ ¦при убытии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦при убытии ¦ ¦ ¦ ¦ +———————+—————-+———+ ¦ +———————+—————+———+ ¦ ¦ ¦Показания спидометра¦при прибытии ¦ ¦ ¦ ¦Показания спидометра¦при прибытии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————-+———+ ¦ ¦ +—————+———+ ¦ ¦ ¦ ¦при убытии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦при убытии ¦ ¦ ¦ ¦ +———————+—————-+———+ ¦ +———————+—————+———+ ¦ ¦ ¦Количество ездок ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Количество ездок ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———————+—————-+———+ ¦ +———————+—————+———+ ¦ ¦ ¦Количество ТТН <*> ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Количество ТТН ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———————+—————-+———+ ¦ +———————+—————+———+ ¦ ¦ ¦ Номера приложенных ТТН ¦ ¦ ¦ Номера приложенных ТТН ¦ ¦ ¦ +————————————————+ ¦ +———————————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———————+—————-+———+ ¦ +———————+—————+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———————+—————-+———- ¦ ———————+—————+———- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Заказчик _______________________________________ ¦ Заказчик _____________________________________ ¦ ¦ (наименование) ¦ (наименование) ¦ ¦ ________________________________________________ ¦ ______________________________________________ ¦ ¦ (должность, фамилия, инициалы, подпись, ¦ (должность, фамилия, инициалы, подпись, ¦ ¦ штамп (печать) ¦ штамп (печать) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Расчет стоимости услуг (заполняется перевозчиком) ¦ Расчет стоимости услуг (заполняется перевозчиком)¦ ¦ __________________________________________________¦ _________________________________________________¦ ¦ __________________________________________________¦ _________________________________________________¦ ¦ __________________________________________________¦ _________________________________________________¦ ¦ Подпись (штамп) ________________ ¦ Подпись (штамп) _____________________ ¦ ¦ ¦ ¦ —————————————————-+————————————————— ——————————— <*> Товарно-транспортная накладная.

Первичная учетная документация по учету работ на автомобильном транспорте

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 28 ноября 1997 г. N 78ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ РАБОТЫ СТРОИТЕЛЬНЫХ МАШИН И МЕХАНИЗМОВ, РАБОТ В АВТОМОБИЛЬНОМ ТРАНСПОРТЕ

1. Путевой лист легкового автомобиля

Является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

2. Путевой лист специального автомобиля

Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю.

Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Раздел «Результаты работы автомобиля» заполняется лицами, отвечающими за эту работу.

В раздел «Особые отметки» заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе «Задание водителю», сведения о сопровождающих лицах и т.п.

Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику.

3. Путевой лист легкового такси

Является первичным документом по учету работы легкового такси и основанием для начисления заработной платы водителю.

Выписывается в одном экземпляре диспетчером организации и выдается водителю. Выдаваемый водителю путевой лист должен иметь порядковый номер, дату выдачи, штамп организации, которой принадлежит легковое такси. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую.

4. Путевой лист грузового автомобиля (Форма N 4-с)

5. Путевой лист грузового автомобиля (Форма N 4-п)

Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно - транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику.

К счету прилагают соответствующий отрывной талон.

Путевые листы

Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно - материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно - транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно - транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики.

Путевые листы по формам N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.

Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно - транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

6. Путевой лист автобуса

Является первичным документом по учету работы автобуса и основанием для начисления заработной платы водителю. Выдаваемый водителю путевой лист обязательно должен иметь порядковый номер, дату выдачи и штамп организации, которой принадлежит автобус. Все сведения об автобусе, расходе топлива и задания водителям записываются в путевом листе диспетчером и механиком.

Форма применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах.

7. Путевой лист автобуса необщего пользования

Путевой лист является основным первичным документом учета работы автобуса необщего пользования по перевозке пассажиров.

Форма выписывается в одном экземпляре диспетчером и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

Путевой лист действителен только на один день или на одну смену. В документе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автобус. Путевой лист оформляется только для выполнения заказа одной организации.

Раздел «Результат работы автобуса» заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу.

8. Журнал учета движения путевых листов

Применяется организацией для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию.

9. Товарно - транспортная накладная

Предназначена для учета движения товарно - материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно - транспортная накладная состоит из двух разделов:

1.) Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно - материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.

2.) Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно - транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно - транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций - владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.

В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно - транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Товарно - транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах: первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно - материальных ценностей;

второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;

второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно - материальных ценностей у получателя груза;

третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно - материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно - транспортная накладная выписывается в трех экземплярах:

первый и второй экземпляры передаются организации - владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации - владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы;

третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок

Посмотреть формы документов можно по следующим ссылкам:

Унифицированная форма путевого листа специального автомобиля утверждена 78-м постановлением Государственного комитета РФ по статистике в 1997 году. Его форма 3 спец относится к первичной учетной документации и действует с декабря 1997 года.

Отрывные талоны путевых листов или же ТТН?

В некоторых случаях форму 3-спец расширяют для отражения дополнительной информации, в частности так сделано в путевом листе автокрана.

наименование организации;
марка и номер специального автомобиля;
наименование заказчика;
время прибытия и убытия;
соответствующие показания спидометра;
подпись и расшифровка подписи заказчика.

Оформление путевого листа

Путевой лист — основной документ для списания ГСМ. Без него проверяющие не поверят в то, что расходы на поездки экономически обоснованны. Рассмотрим, какие трудности могут возникнуть при заполнении этого документа.

Хотя Минфин России выпустил Письма, согласно которым организации (кроме автотранспортных) вправе разрабатывать собственные формы путевых листов, бюджетным учреждениям во избежание проблем лучше пользоваться унифицированными (они утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте", далее — Постановление N 78). Таково требование п. 59 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. N 25н. Соответствуют ему и отраслевые нормы (например, Отраслевые особенности бюджетного учета в системе здравоохранения в Российской Федерации, утвержденные Минздравсоцразвития России, и Практические рекомендации о порядке организации бухгалтерского учета по формированию организациями, подведомственными федеральному агентству лесного хозяйства, расходов по тушению лесных пожаров, необходимых для обоснования получения субвенций федерального бюджета, предусмотренных на финансирование мероприятий по тушению лесных пожаров, утвержденные Рослесхозом 1 января 2005 г.).

Оформление путевых листов

В Инструкции N 25н предусмотрены листы следующих форм.

Путевой лист строительной машины (ф. N ЭСМ-2, N 0340002). Выписывается в одном экземпляре и выдается на смену, день или декаду. Результаты работы и простоев строительной машины отражаются на оборотной стороне путевого листа и ежедневно подтверждаются подписью и штампом заказчика. Оформленный путевой лист подписывается машинистом, прорабом, начальником участка управления механизации, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию.

Путевой лист легкового автомобиля (ф.

Путевой лист специального автомобиля. Форма 3 спец

N 3, N 0345001). Выписывается в одном экземпляре только на один день или смену. Исключение — командировка, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В документе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать учреждения, в оперативном управлении которого находится автомобиль. Однако в Письмах Минфина России от 3 февраля 2006 г. N 03-03-04/2/23, от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129, от 16 марта 2006 г. N 03-03-04/2/77, от 7 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/327 сказано, что если ежемесячное, ежеквартальное или недельное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение ГСМ, может подтверждать расходы.

Внимание! Маршрут следования автомобиля, связанный с выполнением перевозок или служебного задания, записывается по всем пунктам следования с указанием адресов и названий организаций (Письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129). Не допускаются при указании маршрута формулировки "поездки по городу", "выполнение служебного задания". Отсутствие информации о маршруте следования не позволяет судить о том, была ли машина использована в служебных целях. Такая информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции.

Путевой лист специального автомобиля (ф. N 3 спец., N 0345002). Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. В листе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Раздел "Результаты работы автомобиля" заполняется лицами, отвечающими за эту работу.

В раздел "Особые отметки" заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", сведения о сопровождающих лицах и т.п.

Путевой лист грузового автомобиля (ф. N 0345004 (ф. N 4-с) и ф. N 0345005 (ф. N 4-п)). Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией — владельцем автотранспорта счета заказчику.

К счету прилагают соответствующий отрывной талон.

Путевой лист остается в организации — владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика, которые служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

В случае когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации — владельца автотранспорта и заказчики.

Путевые листы по формам N N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

Путевой лист автобуса необщего пользования (ф. N 6 спец., N 0345007). Он также действителен только на один день или на одну смену. В документе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автобус. Путевой лист оформляется только для выполнения заказа одной организации.

Раздел "Результат работы автобуса" заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу.

Личный автомобиль работника

Путевой лист необходимо оформлять и в том случае, если работник использует собственный автомобиль в служебных целях (Письма Минфина России от 13 апреля 2007 г. N 14-05-07/6, УФНС по г. Москве от 21 января 2008 г. N 28-11/4115). Компенсацию сотруднику без него не заплатят.

Заметим, помимо путевого листа основанием для компенсационных выплат являются:

приказ руководителя учреждения;
документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля;
также сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта автомобиля, заверенную в установленном порядке. При управлении транспортом по доверенности представляется копия доверенности (Письмо УФНС по г. Москве от 18 января 2008 г. N 21-18/44-1).

Кроме того, выплата компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором и локальным нормативным актом (приказом) организации.

Надо сказать, денежная компенсация за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92, не подлежит обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

А.Ю.Бунина

Оформление талона заказчика

Талон заказчика типовой формы N1-Т3 является обязательным документом для расчетов перевозчика с заказчиком автоперевозок.

Талон заказчика оформляется у перевозчика в двух экземплярах под копирку.

Бланк талон заказчика к путевому листу по рк

В нем указывается дата выдачи и номер путевого листа, к которому этот талон прилагается, а также наименование перевозчика, марка и государственный номер автомобиля, марка и государственный номер прицепа, наименование заказчика, фамилия, инициалы и должность лица, ответственного за использование автомобиля.

У заказчика автотранспорта проставляются время прибытия автотранспорта в распоряжение заказчика, показания спидометра на момент прибытия, а по окончании работ — время выбытия, показания спидометра при выбытии, количество выполненных ходок, количество приложенных ТТН и их номера. Талон заказчика удостоверяется подписью ответственного лица и штампом заказчика.

Первый экземпляр талона заказчика остается у заказчика и служит основанием для расчетов с перевозчиком. Второй экземпляр вместе с ТТН и путевым листом водитель передает ответственному лицу перевозчика, которое осуществляет расчеты оплаты и заполняет графы "Время оплаты" (количество отработанных часов и минут с учетом нулевого пробега, подлежащего оплате, тариф за единицу работы, сумма оплаты), "Пробег всего" (общий пробег с учетом нулевого, тариф за единицу работы, сумма к оплате), "Ходки, отправки" (количество выполненных ходок, тариф за единицу работы, сумма к оплате), "Всего к оплате" (общая стоимость выполненных работ).

Итак, после того как транспортный процесс завершен и на всех его этапах всеми участниками сделаны соответствующие записи в первичной транспортной документации, у каждого из них остаются принадлежащие ему экземпляры ТТН (в необходимых случаях — талон заказчика), на основании которых производится списание и оприходование ценностей, а также учет выполненных транспортных работ, списание ГСМ и начисление зарплаты водителям.

Напоминаем, что перевозчик, грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за полноту заполнения товарно-транспортной накладной и за все последствия недостоверности, неточности сведений, указанных ответственными лицами в первичной транспортной документации, предназначенной для оформления перевозки грузов автомобильным транспортом и проведения расчетов за транспортную работу.

Лица, ответственные за оформление первичной транспортной документации, несут персональную ответственность за достоверность данных, указанных в этих документах, а причиненные убытки возмещаются ими в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Журнал учета путевых листов, скачать заполненный бланк Скачать Сроки хранения и ответственность Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа. Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию.

Нумерация путевых листов

Внимание

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации. В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике. Журнал выдачи путевых листов, образец Предлагаем вариант, который может разработать и утвердить организация.
Скачать Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать Скачать Порядок учета Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78.

Вход на сайт

Это можно сделать приказом либо прописать данный нюанс в трудовом договоре. Имейте в виду, что полномочия всегда можно переложить на другого работника очередным приказом по организации.

Также данные обязанности могут быть переданы сторонней организации, предоставляющей подобные услуги по договору. Вместо заключения Мы постарались собрать для вас самую актуальную информацию по заявленной теме, которая будет полезна новичкам и профессионалам.

Порядок и правила заполнения путевых листов

При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них.

Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс. Несколько слов о ПЛ Правила заполнения путевых листов должны соблюдать любые предприятия, использующие в своей основной либо побочной деятельности транспортные средства.

Заполняем журнал учета путевых листов

Главная
Правовые ресурсы
Подборки материалов
Нумерация путевых листов

Подборка наиболее важных документов по запросу Нумерация путевых листов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Нормативные акты: Нумерация путевых листов Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152(ред.
от 07.11.2017)»Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»(Зарегистрировано в Минюсте России 08.10.2008 N 12414) 12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.

Как нумеруются путевые листы

Анна О Bielarus, Гродно #5 29 мая 2013, 10:17 Подскажите пожалуйста, обязательно ли нумеровать путевые или можно написать б/н??? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Анна О Bielarus, Гродно #6 29 мая 2013, 15:10 Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Анна О Bielarus, Гродно #7 30 мая 2013, 9:17 Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Мари Я ставлю например сегодня:300/05 от 30.05.2013, далее путевой на следующую машину 301/05,завтра 310/05 Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Как правильно номеруются путевые листы

Их движение должно четко отслеживаться в журнале, ведением которого обычно занимается ответственное за выпуск авто лицо. Данный документ состоит из текстовой и табличной части.

Правила заполнения журнала путевых листов довольно понятны, но ими не стоит пренебрегать. Это может дорого стоить и нерадивому сотруднику и предприятию. На титульном листе всегда заполняется полное название предприятия и код ОКПО, также указывается временной промежуток, когда журнал будет использоваться. Табличная часть содержит следующие ячейки:

номер и дата выдачи ПЛ;
информация о сотруднике, управляющем транспортным средством, и его табельный номер;
номер ТС, присвоенный в гараже;
подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.

Не стоит забывать, что журнал должен иметь сквозную нумерацию и учитывать абсолютно все выданные путевые листы за указанный в титуле период.

Как правильно нумеруются путевые листы

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Нумерация путевых листов «Строительство»(Семенихин В.В.)(«ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2016) Унифицированная форма N ЭСМ-2 уже содержит наименование документа - «Путевой лист строительной машины», так что вручную его писать не придется. Но номер документа необходимо указать в соответствии с принятой владельцем строительных машин системой нумерации.

Нумерация путевых листов осуществляется в хронологическом порядке и, как правило, в начале каждого года начинается заново. «Перевозки и автотранспорт»(3-е издание, переработанное и дополненное)(Семенихин В.В.)(«ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2016) Наименование путевого листа «Путевой лист специального автомобиля» уже содержится в унифицированной форме N 3 спец. А вот номер документа нужно указать. Номер указывается в заголовочной части путевого листа.

В июле 2018 года водителю было выписано 3 путевки. Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ. Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер.

Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию. Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера.

Аналогичным образом отражаем остальные путевки. После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса. В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут.

Service Temporarily Unavailable

В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо. К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы. Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами.

В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.

Пример заполнения Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными.

Образец заполнения бланка путевого листа 2013 - 2014

Талон заказчика к путевому листу

Утвержден постановлением Минфина от 26.11.2010 N 138

Подтверждением списания ГСМ на себестоимость в производственных целях является путевой лист. В путевом листе необходимо указывать показания спидометра и показатели расхода ГСМ, а также указывается маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Путевые листы — это первичные документы, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78. В зависимости от вида транспортных средств применяются различные виды путевых листов: для легковых автомобилей, для специальных автомобилей, для легкового такси, для грузовых авто, для автобусов, для автобусов необщего пользования. Для контроля за движением выданных водителям документов и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется специализированный журнал учета по форме N 8.
Порядок оформления путевых листов установлен Инструкцией о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденной Минфином и Минавтотрансом от 30 ноября 1983 г. N 156/30/354/7/10/998/.
Однако Минфин России в Письме от 20 сентября 2005 г. N 03-03-04/1/214 разъяснил, что формы, утвержденные Постановлением Госкомстата N 78, обязательны только для автотранспортных организаций.
Таким образом, остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
— наименование документа;
— дата составления документа;
— наименование организации, от имени которой составлен документ;
— содержание хозяйственной операции;
— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
— наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личные подписи указанных лиц.
Разработанную организацией форму путевого листа необходимо утвердить приказом об учетной политике организации и привести в приложении к этому приказу.
Все путевые листы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.
Путевой лист выписывает водителю диспетчер или иной уполномоченный выпускать его в рейс работник. В небольших организациях это может сделать сам водитель или другой работник, который назначается приказом руководителя организации.
В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток.
При этом нужно исходить из следующего: если задание водителю дается на неделю (месяц), то и путевой лист можно составлять раз в неделю (месяц). Если же задание дается каждый день, то и путевой лист необходимо оформлять каждый день.
В этом случае организация могла бы обезопасить свою позицию перед налоговыми органами, отразив этот момент в учетной политике. Необходимо указать, с какой максимальной периодичностью (например, не реже одного раза в неделю или месяц) будут выписываться путевые листы конкретным сотрудникам с указанием причин принятия организацией такого решения.
Маршрут движения записывается по всем пунктам следования автомобиля в самом путевом листе.
Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа. Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.
В случае если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на ГСМ из состава расходов.
Кроме обязательных реквизитов, которые на основании Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ должны содержать первичные документы, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— сведения о водителе.
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае, если путевой лист оформляется более чем на один день, — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
— для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
— для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
Сведения о транспортном средстве включают:
— тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
— государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
— показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
— дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
Сведения о водителе включают:
— фамилию, имя, отчество водителя;
— дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
В зависимости от вида транспортного средства выделяются следующие типы путевых листов:
— путевой лист легкового автомобиля — типовая межотраслевая форма N 3;
— путевой лист специального автомобиля — типовая межотраслевая форма N 3 спец;
— путевой лист легкового такси — типовая межотраслевая форма N 4;
— путевой лист грузового автомобиля — типовые межотраслевые формы N N 4-С и 4-П;
— путевой лист автобуса — типовая межотраслевая форма N 6;
— путевой лист автобуса необщего пользования — типовая межотраслевая форма N 6 спец;
Путевой лист легкового автомобиля по форме N 3 применяется юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств.
На основании данной формы учитывается работа легкового автотранспорта и начисляется заработная плата водителю.
Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, и расходы на ГСМ списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.
Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации для данной машины. При этом норма расхода горючего утверждается приказом как на летний, так и на зимний периоды. По сравнению с этой нормой указываются фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.
Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, необходимо умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100.
Для определения фактического расхода ГСМ за текущий день к его остатку в баке автомобиля на начало смены следует прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.
На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Данные показатели необходимы для включения стоимости израсходованного топлива в расходы и подтверждают цель использования машины.
Нижняя часть оборотной стороны путевого листа важна для расчетчика заработной платы водителей.
Показания спидометра на начало рабочего дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего рабочего дня автомобиля. А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанных на оборотной стороне.
Вторыми по популярности являются путевые листы грузовых автомобилей (формы N N 4-С и 4-П). На основании данных путевых листов и соответствующих товарно-транспортных накладных определяются показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов, т.е. выставления счетов клиентам.
Форма N 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-П (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу.

Документальное оформление работы автомобиля

Форма N 4-П рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня водителя.
Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией — владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон.
Путевой лист остается в организации — владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.
В случае когда при повременной плате за работу автомобиля перевозятся товарно-материальные ценности, в "путевку" вписываются номера ТТН, один экземпляр которой прилагается. На основании товарно-транспортной накладной по форме N 1-Т в путевом листе указываются количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Путевые листы по формам N N 4-С и 4-П выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
В разд. I "Задание водителю" указываются маршруты движения, наименование груза и (или) цель поездки. Если маршрутов много и все они не умещаются на одном путевом листе, то можно оформить отдельный маршрутный лист с указанием дат и всех маршрутов поездок, который прилагается к путевому листу. При этом в разделе "Задание водителю" путевого листа делается ссылка на номер этого маршрутного листа.
В разд. II "Работа водителя и автомобиля" диспетчер (механик или иное назначенное лицо) фиксирует показания спидометра. По окончании срока, на который выдан путевой лист, водитель сдает его диспетчеру. Диспетчер удостоверяет правильность снятых показаний приборов своей подписью на путевом листе. Затем от диспетчера путевой лист принимает бухгалтер.
По показаниям спидометра бухгалтер определяет пробег автомобиля. По утвержденным нормам расхода топлива и пробегу автомобиля определяется расход топлива.
Обращаем внимание, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Обязательно ли в отрывном талоне заказчика к путевому листу указывать показания спидометра и время выезда и заезда?

Унифицированные формы;

Самостоятельно разработанные путевые листы.

В случае, если организация разрабатывает форму путевого листа самостоятельно, то необходимо чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

В соответствии с п.3 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»: «путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:1) наименование и номер путевого листа;2) сведения о сроке действия путевого листа;3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;4) сведения о транспортном средстве;5) сведения о водителе».

В соответствии с п.6 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» сведения о транспортном средстве включают в частности:

Показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

Дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5,Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip - версия

1. Ситуация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Организация может использовать:

унифицированные формы;
самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены втаблице .

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 . При этом они не являются обязательными к применению .

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Главбух советует: если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.

Ведь на практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела.

Будьте осторожны. Если к вам с проверкой придут из трудовой инспекции и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении правил охраны труда. А за этим последует административный штраф до 50 000 руб. Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08 , постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007 , от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13 , постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5 ,Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой . В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848 .

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

2. Статья: Таково решение суда, или Обзор судебной практики

Отсутствие в путевом листе маршрутов следования автомобиля не является основанием для исключения расходов на ГСМ

Причина спора: организация признавала в налоговом учете расходы на приобретение горюче-смазочных материалов для автомобиля Lexus RX300, который использовала для служебных поездок. Инспекция исключила эти расходы, сославшись на отсутствие в путевых листах информации о конкретных маршрутах следования автомобиля. В них либо отсутствовали данные о пути следования автомобиля, либо было обобщенно указано: «По городу».

Налоговики же настаивали на том, что для подтверждения расходов на использование служебного транспорта в путевых листах должна быть подробная информация о месте назначения, включая наименование и точный адрес организации или учреждения, куда ездили на этом автомобиле. Без таких сведений невозможно подтвердить производственный характер расходов. Помимо этого, в некоторых путевых листах не были отражены показания спидометра на начало и на конец дня. В итоге инспекторы доначислили организации налог на прибыль, пени и штраф.

Инспекторы утверждали, что путевой лист, в котором нет информации о конкретных маршрутах следования служебного автомобиля, не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ

Цена вопроса: 19 тыс. руб.

Кто победил в споре: организация.

Аргументы и выводы судов: суд первой инстанции отменил доначисления, а апелляционный и кассационный суды согласились с такой отменой. По мнению арбитров, отсутствие в путевых листах информации о маршрутах следования не дает оснований считать, что фактически организация использовала автомобиль не для служебных целей. Более того, суды пришли к выводу, что маршрут следования автомобиля вообще не является обязательным реквизитом путевого листа. Дело в том, что обязательные реквизиты этого документа утверждены приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 (далее - приказ № 152). Информация о местах следования автомобиля среди таковых не упоминается.

В свою очередь Минфин России пояснил, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, перечисленные в приложении к приказу № 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на ГСМ (письмо от 25.08.09 № 03-03-06/2/161). Следовательно, для признания спорных расходов достаточно того, что в путевом листе указаны лишь наименование документа, его номер и срок действия, а также имеются сведения о собственнике или владельце транспортного средства, водителе и самом транспортном средстве (п. 3 приложения к приказу № 152).

Правда, показания спидометра на начало и на конец каждого дня являются одним из обязательных реквизитов путевого листа, так как относятся к сведениям об автомобиле (подп. 3 п. 6 приложения к приказу № 152). Но, несмотря на частичное отсутствие этих данных, суды все равно решили, что путевые листы оформлены надлежащим образом, и признали их документами, подтверждающими служебный характер поездок на автомобиле. Поэтому арбитры согласились, что компания вправе была учесть расходы на покупку ГСМ для автомобиля Lexus RX300.

3. Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152: Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов

Обязательные реквизиты и порядок заполнения
путевых листов

I. Общие положения

1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов разработаны в соответствии с Федеральным законом от 8 ноября 2007 года N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст.5555).

2. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

II. Обязательные реквизиты путевого листа

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:1) наименование и номер путевого листа;2) сведения о сроке действия путевого листа;3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;4) сведения о транспортном средстве;5) сведения о водителе*.

4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

7. Сведения о водителе включают:1) фамилию, имя, отчество водителя;2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

III. Порядок заполнения путевого листа

9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Ольга Пушечкина, эксперт

В 1997 году 78-м постановлением госкомитета РФ была утверждена унифицированная форма 3: путевого листа специального автомобиля (образец заполнения) . Его форма 3 относится к учетной первичной документации, и вступила в силу с начала декабря 1997 года.

Для чего назначается форма путевого листа специального автомобиля? Так появляется возможность учета работы транспорта и верного начисления зарплаты водителю. Форма 3 рассчитана на задание двух или одного заказчика и оформляется на смену или день. Водитель может ее получить, только у конкретного должностного лица (например, у диспетчера) после того, как произойдет сдача путевого листа за прошедший день или смену.

Нужно отметить, что к категории специальных автомобилей, можно отнести уборочные машины, автокраны, автобетоносмесители, пожарные автомобили, транспортные средства с компрессорными установками, и другие авто для выполнения определенных работ. Бланк путевого листа специального автомобиля для грузовых и легковых авто заполняется по отдельным формам. В особенных случаях форма 3, может расширяться для описания дополнительной информации, к примеру, это отражается в путевом листе для автокрана.

Составляется на листе формата А4. Без наличия штампа, печати организации (кто является владельцем автомобиля), даты выдачи, подобный документ считается не действительным. По прибытию в гараж, и при выезде из него, в форму вносятся соответствующие отметки, в отдельном разделе фиксируется процесс исполнения задания, выданного водителю. Если для данной формы учитывать специфику транспортных средств, то в отдельной графе, вносится вид производственных работ, а также их соответствующие коды.

Путевой лист специального автомобиля , имеет отрывные талоны – это основание для предъявления счета заказчику. Номера и серии выданных талонов фиксируются в основной форме, а ниже линии отреза вписываются две формы для каждого заказчика со следующими данными:

Номер и марка специального автомобиля;
Наименование организации;
Время убытия и прибытия;
Наименование заказчика;
Подпись заказчика и ее расшифровка;
Соответствующие показания спидометра.

Образец заполнения путевого листа специального автомобиля

Лицевая сторона
Организация: «Лидер авто»
Автомобиль: ГАЗ 3120
Государственный номер: у083ее02
Водитель: Соколов Геннадий Викторович
Диспетчер: Павленко Юрий Сергеевич
Остаток топливного сырья перед выездом: 8 л.
Пробег за время функционирования путевого листа: 89 км.
Заправка топлива: 30 литров.

Поля лицевой стороны

№ документа – обязательный реквизит для заполнения. Организация разрабатывает нумерацию документов, которые не повторяются.
Серия – указывается в обязательном порядке.
Дата – еще один обязательный реквизит.
Организация – вписывается наименование компании, адрес и телефон.
Код ОКПО – вносится код, который присвоен данной фирме.
Марка автомобиля.
Госномерной знак – это гос.№ автомобиля.
Гаражный № - в том случае заполняется, если организация имеет на своем балансе несколько транспортных средств.
ФИО водителя.
Табельный № сотрудника, который присвоила ему компания.
№ водительского удостоверения.
Класс водителя.
Вид и серия лицензированной карточки.
В распоряжении – кто распоряжается данным авто. Если транспорт арендован, то указывается наименование пользователь (фамилия).
Адрес, место назначения транспорта.
Время и дата выезда.
ФИО диспетчера-нарядчика, который выдает водителю соответствующее задание.
Механик – ФИО и подпись того, кто выпускает авто на линию.
Время и дата возвращения.
Автомобиль сдал водитель – ФИО и подпись того, кто сдал транспортное средство.

В нижней части с правой стороны также нужно заполнить путевой лист специального автомобиля , здесь фиксируется информация по движению сырьевого материала (горючего):

Марка горючего.
По заправочному листу выдано определенное количество горючего.
При выезде, какое количество горючего осталось в баке авто.
При возвращении в гараж– оставшееся количество горючего.
Расход по норме – сколько данное транспортное средство расходует топлива (количество).
Показания спидометра на момент возвращения авто в гараж.
Медсестра – ФИО и подпись медработника, который позволяет водителю выйти в рейс.

Поля оборотной стороны:

Порядковый номер поездки автомашины.
Код заказчика.
Место отправления и назначения (точный адрес, контактные телефоны).
Время выезда и возвращения.
Пройденное расстояние.
Подпись того, кто пользовался транспортом.

Форма 3: путевого листа специального автомобиля должна иметь печать и штамп собственника автомобиля и организации, а также проставленную дату выдачи.

Предприятия, имеющие грузовой автотранспорт, при его использовании обязаны заполнять путевой лист транспортного средства. Он должен быть при водителе во время поездки вместе с другими необходимыми документами. Существует две формы данных документов, которые применяются авто перевозчиками.

Законодательство не устанавливает обязательной формы путевого листа, поэтому предприятия могут самостоятельно разрабатывать его, соблюдая обязательные требования к бухгалтерским документов и правила Минтранса РФ.

Росстат утвердил две его разновидности – типовая межотраслевая форма 4 п, применяемая при повременной оплате работы машины, и , используемая при сдельной. Фирмы могут в своей деятельности применять обе эти формы.

При осуществлении доставки груза используется первая форма путевого листа 4 п, которая также включает еще два отрывных талона. Они являются основанием при выставлении счетов контрагентам на оплату за услуги.

Путевой лист автомобиля выписывается ответственными в компании должностными лицами, фиксируется в журнале регистрации. В нем должны сделать отметки механик, медик, заправщик, и в ходе выполнения задания, сам водитель, а также представители стороны заказчика. При транспортировке грузов сторонним организациям, к нему может прикладывается .

Заполнение путевых листов осуществляется на каждый день (смену), при этом шофер предварительно должен сдать этот бланк за предыдущее число. При возвращении он передает документ диспетчеру, который его отмечает в журнале регистрации, просчитывает и передает в бухгалтерию.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля

Заполнение основной части

Рассмотрим подробнее как правильно заполнить путевой лист данного автотранспорта, используемый, когда оплата за работу производится за отработанное время.

На документе проставляется штамп компании, его дата и номер, при необходимости, серия. Заносятся данные об организации-собственнике автомобиля (арендаторе) - наименование, адрес, телефон, код регистрации в статистике ().

Ниже указывается марка автомобиля, его гаражный идентификатор, государственный номер. Здесь же записывается Ф.И.О. работника и его табельный номер, а также реквизиты водительского удостоверения, класс водителя.

Если организация занимается регулируемой деятельностью по перевозке грузов, то на автомобиль она должна в соответствующих графах указывать данные лицензионной карточки.

В таблице «Работа водителя и автомобиля» диспетчер проставляет ожидаемые время и даты отправки и возвращения, а механик записывает показание спидометра в начале и конце дня, фактическое время выезда из гаража и возвращения машины.

В табличке «Движение горючего» диспетчер указывает заправляемый вид топлива, применяемые при расчете коэффициенты (зимнее время, поездки в городе и т. д.), заправщик заносит данные о количестве залитого топлива, при возврате - сколько литров сдано. Механик в данном разделе отражает информацию о произведенных замерах горючего в баке, а также работе специализированного оборудования.

В таблице «Задание водителю» ответственное лицо указывает название и адрес места работы автомобиля, время, количество ездок, выставляет литраж необходимой заправки, делает отметку о проверке водительских прав и после этого подписывает путевой лист.

Ниже инспектор по предрейсовому медосмотру ставит свой допуск.

Механик после проверки исправности передает в пользование автомобиль водителю, это отражается соответствующими подписями, так же как и при возвращении. Если при выполнении задания что-то случилось, например, авария, то заполняются особые отметки.

Заполнение отрывного талона

Путевка грузовой машины форма 4-п имеет отрывные талоны, предназначенные для заказчиков. Лицевая сторона заполняется диспетчером, который заносит данные о путевом листе, фактическом выполнении задания (часы, км, тонн и т. д.), а также рассчитывает сумму оплаты за услуги по доставке. Вторая сторона оформляется в организации-заказчика и отражает информацию об автомобиле, данные о его работе, организации исполнителе, водителе, приложенных документах и т. д.

При расчете талон отрывается и передается вместе документами на оплату контрагенту. Для предприятия-исполнителя остается оборотная сторона путевки, на которой аналогичные записи делает заказчик. Здесь отражается время прибытия и убытия машины, приложенные документы и их количество и другое. Эти данные заказчик подтверждает подписью ответственного лица и своей печатью.

В разделе «Таксировка» диспетчер просчитывает расход топлива с учетом действующих норм, проставляя далее в таблицах время работы, километраж, перевезенный тоннаж и т. д.

При необходимости делается расчет зарплаты шоферу.

Во время выполнения задания могут возникать простои, информация о них фиксируется в соответствующем разделе.

Диспетчер или бухгалтер на обороте путевого листа так же как и в отрывной части производит расчет оплаты за услуги по доставке.

Документ подписывает руководитель структурного подразделения или организации.