Законодательство РФ предъявляет ряд требований к сопровождению хозяйственных операций, в том числе и к грамотному, в правовом смысле, оформлению документации. Для детального рассмотрения возьмем образец акта выполненных работ по аренде помещения и постараемся ответить на вопрос, нужны ли акты по аренде помещения.
Акты по аренде помещения
Одним из требований является обязанность субъектов подтверждать сделки при аренде имущества первичными документами. Рассмотрим два основных:
- Акт приемки — передачи имущества в аренду (ст. 795 Гражданского кодекса).
Именно этот документ подтверждает факт передачи предмета договора в аренду, ее начало. Где находит подтверждение согласие стороны правоотношений взять имущество, состояние которого удовлетворяет условиям соглашения. При возврате – составляется акт приемки-передачи, который свидетельствует об окончании арендных правоотношений.
- Акт выполненных работ (оказанных услуг).
Этот документ закрепляет право пользования объектом, после подписания его арендодателем и съёмщиком помещения. Если соглашением определен дополнительный первичный документ, являющийся отражением расчетов представленных услуг (аренды имущества), то он оформляется согласно письму Минфина от 30.05.16 № 31-11410-09-10/15182 с. 15 (далее – Письмо № 15182); письму ГФС от 19.01.16 № 919/6/99-99-19-03-02-15 (далее – Письмо № 919), с обязательным указанием суммы арендной платы. Кроме того определена необходимость наличия платежных документов, подтверждающих предоставление, оплату услуг аренды (Письмо № 919).
Часто договором предусматривается возмещение арендатором стоимости коммунальных услуг. Для этого арендодатель представляет съёмщику подтверждающие платежные документы от поставщиков коммунальных предприятий, перечисляет необходимые услуги. Иногда удобно дополнительно оформить акт оказанных услуг с возмещением их стоимости. Именно для подтверждения арендных правоотношений между сторонами (понесенных расходов) и необходимы эти документы.
Необходимо знать, что только своевременное, обоюдное подписание вышеуказанных правовых форм имеет юридическую силу.
Акты при аренде помещения защищают права как арендодателя, так и арендатора
Акт считается правомерным в случае, если он был подписан только одной стороной (имеется в виду подрядчиком) с обязательным указанием факта отказа в подписании противоположной стороны. Однако, в этом случае необходимы подписи свидетелей. Отказ не оказывает влияния на юридическую силу и может расцениваться как отказ от принятия работы либо услуги.
Недооформленный (не подписанный обеими сторонами) акт приемки — передачи помещения, например, или вообще его отсутствие, могут привести к материальным потерям обе стороны соглашения. А при отсутствии документов при проверке, фактически подтверждающих аренду, контролирующий орган может расценить эту ситуацию как нарушение ст. 9 Закона от 16.07.99 № 996-XIV, п. 1.2 Положения, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 № 88 (далее – Положение № 88).
Первичная документация
Законодатель определил необходимость составления первичной документации как основания для ведения бухгалтерского учета. При их отсутствии орган ГФС не посчитает правомочными расходы, влияющие на расчет налогооблагаемой прибыли.
Обязательные пункты, присутствующие в первичных документах
Отметим основные важные сведения, которые должен содержать первичный документ в соответствии с нормами закона, к примеру, акт выполненных работ по договору аренды (п. 2.4 Положения № 88):
- Название документа.
- Дата составления. Минфин Письмом № 15182 определил время оформления акта приемки-передачи нежилого помещения – число, месяц, год подписания. Советуем обратить внимание на этот момент: эта дата подтверждает момент действительной передачи предмета договора в аренду, с которой и начинается отсчет её срока. Время составления акта выполненных работ (оказанных услуг) как правило, приходится на последний день отчетного периода, пребывания объекта в аренде.
- Информация об исполнителе (указывается исходя из сведений учредительных документов).
- Данные о заказчике.
- Форма составления обычно табличная, где указывается:
- номер по порядку;
- наименование работы;
- в каком объеме;
- единицы измерения;
- стоимость каждой выполненной операции. По мнению Минфина, сумма арендного платежа за период, указанный договором должна быть представлена документом в обязательном порядке;
- итоговая сумма. Сумма под таблицей указывается с учетом и без НДС. Итоговая сумма прописывается прописью.
- Обязательное уточнение, свидетельствующее о том, что арендодатель претензий не имеет и согласен с указанными данными.
- Должности, личные подписи лиц, совершивших сделку, с указанием фамилий и инициалов. Эти лица несут ответственность за ее оформление.
Чтобы акт выполненных работ при аренде помещения имел юридическую силу, его нужно правильно составить
Как оформляются выполненные работы
Во избежание неожиданностей, при заключении договора лучше согласовать форму этого документа заранее:
- Оформляется письменно. Устная договоренность не имеет юридической силы.
- Должен содержать информацию об объекте недвижимости.
- Если документ имеет нескольких страниц, подписи сторон должны стоять на каждой из них – с целью невозможности их подмены.
- По количеству участников сделки – два экземпляра.
При возникновении споров между сторонами является одним из оснований для разрешения их судом.
Что делать при ошибке
Приведем примеры часто встречаемых проблем и пути их решения:
- Арендодатель ошибочно указал в акте выполненных работ (оказанных услуг) другую площадь сдаваемого в аренду объекта.
В соглашении, акте приемки — передачи – одна площадь, в акте выполненных работ (оказанных услуг) – иная. Как внести уточнение? Рекомендуем воспользоваться нормами п. 4.2 и 4.4 Положения № 88: ошибка исправляется путем зачеркивания, написания верной записи и даты исправления, заверяется подписями лиц, подписавших документ. Так законодатель установил возможный порядок исправлений первичных документов.
Другой вариант: до конца отчетного периода владелец объекта аренды оформляет новый акт с уточненными данными, направляет его съёмщику для подписания и бухгалтерских отметок. В сопроводительном письме указывается причина замены документа.
- Если ошибкой стала сумма арендного платежа, повлекшая за собой изменение налоговой накладной, то арендодатель составляет корректировочный акт, уточняя необходимую сумму.
Выписывается расчет уточнения к первоначально выписанной налоговой накладной и новый налоговый документ с дальнейшей регистрацией в Едином реестре налоговых накладных.
В случае обнаружения ошибки позднее (следующий год), предприятие вносит исправления, руководствуясь П(С)БУ 6, а по налоговому учету – уточняется декларация по налогу на прибыль.
При выявлении ошибок в акте выполненных работ при аренде помещения, их необходимо исправить в срочном порядке
Особенности исправления проблем
Найдем ответы на часто встречающиеся проблемы в таблице:
| Реквизит | Как заполнить | В чем опасность |
| Полное название | Акт выполненных работ по аренде нежилого помещения можно составить в свободной форме. | Первичная документация, которая обезличена – отсутствует название, не подтверждает расходы. Налоговики доначислят налог на прибыль. |
| ИНН заказчика и исполнителя | По ИНН идентифицируется организация. Результатом ошибки будет снятие расходов. | |
| Наименование, стоимость | Стоимость указывается в рублях, копейках. Название должно иметь конкретику. | Неточное, размытое название, нестыковка между стоимостью, указанной договором и актом выполненных работ (услуг) - признак нереальной сделки. Необходим исполнительский отчет с уточнениями (решение Арбитражного суда Северо-Западного округа от 18.12.2015 по делу № А42-8166/2014). Можно оформить как приложение к акту выполненных работ (услуг). |
| Подписи, печати |
Если расписывается уполномоченный сотрудник по доверенности, то указывается его занимаемая должность, инициалы, реквизиты доверенности. Организация, работающая без печати, может её не ставить. |
Акт, в котором нет подписей, либо представлены подписи неуполномоченных лиц, не дает права на расходы. Запросите у контрагента подтверждение отказа от печати. Иначе могут быть споры с налоговой организацией. |
| Соглашение | Сошлитесь на договор | Такая ссылка - необязательна. Однако она поспособствует идентификации услуги. Особенно в случае заключения сразу нескольких контрактов. |
| Наименование сторон | Можно указать сокращенное или полное, это не столь важно. | Если ИНН прописан верно, то неточность в названии организации не помешает учесть расходы (письмо ФНС России от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104). Лучше все же её исправить. |
| КПП сторон | Лучше обратиться к договору и сравнить с выпиской из ЕГРЮЛ |
- Преамбула - номер документа, наименование, дата и место составления, названия сторон (с подтверждением полномочий), реквизиты сторон.
- Предметная часть - суть сделки, предмет договора.
- Права и обязанности сторон
- Условия сделки - общая стоимость, способы оплаты, порядок оплаты, расчетные реквизиты.
- Срок действия договора
- Дополнительные условия
- Форс-мажорные обстоятельства
- Ответственность сторон за нарушение условий
- Условия расторжения/изменения
- Способы разрешения споров
- Подписи сторон/представителей
Организации и индивидуальные предприниматели вправе заключать между собой различные варианты договоров. Чаще всего предметом соглашения становится выполнение определенного вида работ или оказания услуг. Но возможны и иные варианты.
Акт выполненных работ по аренде помещения: образец скачать
Инфо
Спорными моментами могут стать и такие обстоятельства, как:
- регулярная оплата в одни и те же дни за систематическое исполнение услуг;
- в договоре указана специальность и профессия исполнителя, а также расписаны функциональные обязанности;
- исполнитель несет матответственность за недостачу вверенного имущества.
По соглашению подряда В договоре подряда предметом соглашения выступает работа, выполняемая подрядчиком для заказчика. Работа может быть связана со строительством, ремонтом авто, изготовлением продукции и т.
д. Договор подряда считается заключенным, если в нем указано:
- виды и объемы работ;
- сроки выполнения с указанием точных дат начала и окончания.
В отдельных ситуациях договор подряда легко переквалифицировать в договор поставки.
Ежемесячные акты оказания услуг аренды
Договор подряда требует составления акта приема работ. Бланк акта приема выполненных работ по договору подряда можно скачать здесь.
Аренда субъекта Заключение ИП и ООО договора об аренде подразумевает передачу движимого или недвижимого имущества от арендодателя-собственника к арендатору-пользователю. В договоре указывается:
- вид передаваемого имущества, его количество и качество;
- величина арендной платы;
- порядок оплаты аренды;
- срок аренды.
Передача предмета аренды осуществляется по акту, где указываются:
- основные характеристики объекта;
- оценочная стоимость;
- состояние объекта на момент передачи.
Непременно в договоре аренды прописываются условия о способах использования имущества, ответственности за повреждение и просрочку платежей, а также обязательства сторон.
О документах для подтверждения расходов на аренду помещения
Внимание
Арендная плата должна уплачиваться арендатором своевременно в порядке, на условиях и в сроки, определяемые договором аренды (ст. 614 ГК РФ). В случае когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.
Гражданский кодекс РФ не содержит указаний на обязательное составление ежемесячных актов к договору аренды помещения. Вместе с тем согласно общим нормам о договорах части первой ГК РФ такой документ может стать обязательным, если стороны в договоре укажут на ежемесячную подготовку актов оказания услуг аренды (п.
1 ст. 432 ГК РФ). Таким образом, гражданское законодательство предоставляет сторонам договора аренды право отнести к существенным условиям договора обязательное составление периодических актов, подтверждающих исполнение договора аренды.
Акт выполненных работ по договору аренды образец бланк
Реальность получения собственником определенной прибыли от объекта недвижимости достигается путем сдачи его в аренду заинтересованному субъекту. При этом большим «плюсом» для владельца является сохранение своих прав на обладание нежилой недвижимой площадью.
Договор аренды нежилого помещения может быть заключен, как между ИП и ИП, так и между ООО и ИП и другими юридическими лицами. Использование нежилой недвижимости в коммерческих целях на правах аренды – лучший выход для лица или организации, не имеющей свободных средств на покупку помещения.
Важно
К тому же, потери и риски арендатора будут сведены к минимуму при нерентабельном бизнесе, соглашение просто будет расторгнуто. … Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Как оформить акт выполненных работ по договору аренды помещения?
- описание услуги;
- желаемый результат;
- стоимость;
- порядок оплаты.
По сути ничего сложного, исполнитель обязан оказать услуги, а заказчик принять их и оплатить. Но при неправильном оформлении договор возмездного оказания услуг между ИП и ООО может быть признан трудовым.
К такому выводу пришел Верховный Суд РФ в своем Определении № 302-КГ 17-382 от 27.02.2017. В частности трудовым договор будет считаться, если в нем прописан обязательный график работ, а вознаграждение предполагается не за результат, а за фактически отработанное время.
Таким документом является протокол общего собрания членов общества с повесткой дня о его назначении;
- без доверенности имеет право подписать арендное соглашение руководитель, подтвердивший свои права действовать от имени организации выпиской из ЕГРЮЛ;
- индивидуальный предприниматель, действующий на основании свидетельства о госрегистрации, подтверждает свои права подписывать соглашение паспортом и копией свидетельства о регистрации ИП в ЕГРИП.
- Справка! Индивидуальный предприниматель имеет право проводить свою деятельность, не имея печати, поэтому на арендном договоре ставит свою подпись.
Акт выполненных работ между ип и ооо на аренду нежилого помещения
Условиями сделки может быть предусмотрено обязательное составление ежемесячных актов. Тогда расходы по аренде должны учитываться на основании актов, упомянутых в договоре.
Позиция финансового ведомства Письма Минфина России от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742, ФНС России от 05.09.2005 № 02-1-07/81, УФНС России по г. Москве от 26.03.2007 № 20-12/027737 Минфин России и ФНС России придерживаются изложенной выше точки зрения.
Таким образом, размер арендных платежей и порядок их перечисления устанавливаются договором аренды, заключенным согласно правилам, установленным гражданским законодательством. С учетом изложенного составление ежемесячного акта оказания услуг аренды является обязательным в случае наличия соответствующего указания в договоре аренды.
Для осуществления сделки сторонам необходимо собрать пакет документации, состоящий из следующих официальных бумаг:
- для арендодателя – правоустанавливающий документ на нежилую собственность, свидетельство о государственной регистрации ИП, документ, удостоверяющий факт оплаты госпошлины;
- арендатор должен подготовить аналогичный пакет, исключающий документ о праве владения нежилой недвижимой собственностью и включающий паспорт.
Перед подписанием арендного соглашения нелишним будет оформить и подписать двусторонний передаточный акт, затем договор скрепить подписями и передать ключи от помещения. Договорные обязательства возникают после подписания акта. Любые несоответствия фактического и вписанного в акт состояния помещения подлежат устранению арендодателем, или на основании этого факта размер платы уменьшается.
Предметом договора розничной купли-продажи всегда выступает вещь (товар), имеющая характеристики движимого имущества. При этом факт продажи не может иметь разовый характер, поскольку это делает бессмысленным сам договор.
Ст.493 ГК РФ считает подобающей формой договора розничной купли-продажи квитанции, полученные покупателем (чеки, приходные кассовые ордера, бланки и пр.). При этом стороны могут заключить стандартный договор. Хотя за продавцом сохраняется обязанность о выдаче документа, подтверждающего получение оплаты. В 2018 году каких-то новых особенностей договорных отношений ООО и ИП не возникло.
Договорные правоотношения предпринимателей это неотъемлемая часть бизнеса. Но сотрудничество нужно правильно оформить, учитывая особенности отношений.
Как действует договор между ООО и ИП в 2018 году? Юридические и финансовые основы деятельности ООО и ИП достаточно подробно регламентированы российским законодательством. Но в сфере правового и хозяйственного взаимодействия этих субъектом между собой существует немало нюансов. Большинство вопросов связано с заключением договоров и оформлением договорных правоотношений. Какими особенностями в 2018 году отличается договор меж ООО и ИП? Важные моменты Гражданское законодательство предусматривает возможность заключения договоров, как в письменной форме, так и в устной. Но если речь идет о сделках между ООО и ИП, то все правоотношения оформляются только письменно.
На практике при аренде имущества часто возникает вопрос: какие первичные документы, подтверждающие доходы арендодателя и расходы арендатора, необходимы? Обязан ли арендодатель ежемесячно подписывать с арендатором акт выполненных работ (оказанных услуг)?
В крупных бизнес- и торговых центрах, где количество арендаторов исчисляется сотнями, подписание с каждым из них акта оказания услуг по аренде помещения требует больших трудовых ресурсов и временных затрат. Однако бухгалтеры фирм-арендаторов иногда опасаются, имеются ли у них основания относить арендную плату на расходы в целях бухгалтерского и налогового учета при отсутствии такого акта? Попробуем разобраться.
По статьям ГК РФ
В Гражданском кодексе арендные отношения регулируются главой 34, а положения о возмездном оказании услуг - главой 39. В пункте 2 статьи 779 ГК РФ поясняется, что правила главы 39 распространяются на договоры оказания услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию и иных услуг. В то же время глава 34 не содержит каких-либо ссылок на то, что к договорам аренды могут применяться отдельные положения договора возмездного оказания услуг . Следовательно, аренда является не услугой, а отдельным видом предпринимательской деятельности.
Путаница в показаниях
Такую точку зрения поддержал и Минфин России в своем письме от 26.10.2004 г. № 03-03-01-04/1/86, подписанном тогда еще заместителем директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики А.И. Иванеевым. По мнению финансового ведомства, арендные платежи , уплачиваемые по договору аренды нежилых помещений , следует включать в состав прочих расходов при условии их обоснованности и подтверждения соответствующими первичными документами (договор аренды , акт приема-передачи, счета на оплату арендных платежей, платежные поручения и др.). Как видно, акт выполненных работ (оказанных услуг) среди необходимых документов не назван.
Кроме того, в письме ФНС России от 05.09.2005 г. № 02-1-07/81 говорится: если договаривающиеся стороны заключили договор аренды и подписали акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды , то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора. И, следовательно, у организаций есть основание в составе налоговой базы по налогу на прибыль учитывать и суммы доходов от реализации такой услуги (у арендодателя), и расходов в связи с потреблением услуги (у арендатора).
Данные основания возникают у организаций вне зависимости от подписания акта приема-передачи услуги, тем более что требование о его обязательном составлении ни Налоговым кодексом, ни законодательством о бухгалтерском учете не предусмотрено. Несмотря на то что ФНС назвала аренду услугой, она все-таки признает, что составление двустороннего акта в подобном случае не требуется.
Однако меньше чем через год Минфин издал еще одно письмо - от 07.06.2006 г. № 03-03-04/1/505, в котором высказался об обязательности ежемесячного составления акта об оказании услуг по аренде недвижимого имущества . Заметим, что этот документ также подписан А.И. Иванеевым. За период времени (1 год и 7 месяцев), прошедший между появлением на свет этих двух писем Минфина, никаких изменений в гражданском законодательстве, касающихся арендных отношений , не произошло. Однако в пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса Федеральным законом от 06.06.2005 г. № 58-ФЗ были внесены поправки, которые позволили подтверждать расходы не только документами, оформленными в соответствии с российским законодательством, но и документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, соблюдение жестких правил при составлении документов перестало быть обязательным условием для признания расходов, достаточным стало представление любых документов, которые могли подтвердить произведенные расходы. Поэтому последнее письмо финансового ведомства на фоне этих позитивных для налогоплательщиков изменений выглядело, по меньшей мере, странно.
Но в том же 2006 году Минфин, словно опомнившись, издал письмо от 09.11.2006 г. № 03-03-04/1/742, подписанное уже С.В. Разгулиным. Оно гласит, что ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей не требуется. На это письмо финансового ведомства в своих разъяснениях ссылалось УФНС РФ по г. Москве (письма от 26.03.2007 г. № 20-12/027737, от 01.04.2008 г. № 20-12/030773, от 27.06.2008 г. № 20-12/060981 и от 30.06.2008 г. № 20-12/061162).
Осенью прошлого года Минфин подготовил еще одно письмо - от 06.10.2008 г. № 03-03-06/1/559, в котором подтверждается высказанная ранее позиция: составлять акты по аренде для подтверждения расходов не требуется.
Будем надеяться, что точка в данном вопросе наконец поставлена.
Добрый день! Слышала, что при заключении договора аренды помещения акт выполненных работ не нужен? а на каком основании? подскажите пож-та. аренда без ндс
Составление акта об оказании услуг (выполнении работ) обязательно, только если такое требование предусмотрено гражданским законодательством или заключенным договором. В свою очередь ГК РФ прямо предписывает составлять акт об оказании услуг (выполнении работ) лишь при выполнении работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ).
Таким образом, законодательство не обязывает арендодателя ежемесячно выставлять акты об оказании услуг по договору аренды. Если нет акта выполненных работ, документом, подтверждающим расходы для целей налогообложения, может быть договор, счета на оплату, платежные документы.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух VIP-версия».
Одним из существенных условий договора аренды является размер арендных платежей (арендная плата) (ст. 606 ГК РФ). Более подробно о порядке, условиях и сроках внесения арендной платы см. Как заключить договор аренды.
Документальное оформление
Все хозяйственные операции организации должны быть оформлены первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства. В том числе договор, заключенный сторонами, график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества, счет на оплату услуг и т. д. При этом законодательство не обязывает арендодателя ежемесячно выставлять акты об оказании услуг по договору аренды. Такую точку зрения разделяют контролирующие ведомства (письма Минфина России от 16 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/763, от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559, от 4 апреля 2007 г. № 03-07-15/47 и ФНС России от 5 сентября 2005 г. № 02-1-07/81).*
Главбух советует:* не всегда перечисленные документы (договор, счет и т. п.) содержат все обязательные реквизиты, указанные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Поэтому целесообразно договориться с арендодателем о выставлении актов об оказании услуг, удовлетворяющих всем обязательным требованиям к первичной документации, которые предъявляет законодательство о бухучете. Подробнее об оформлении такого документа см. Как арендодателю отразить арендные платежи в бухучете.
Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга
2.Ситуация: Как при расчете налога на прибыль подтвердить понесенные расходы на оплату услуг, если отсутствует акт об оказании услуг
Подтвердите расходы другими документами.
Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому, если у организации нет акта об оказании услуг, для подтверждения расхода будет достаточно любого другого документа. Это может быть платежное поручение, кассовый чек, счет, квитанция и т. д. Например, подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства (договор, график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества, счет на оплату услуг и т. д.).* Подробнее об этом см. Как арендатору отразить в бухучете и при налогообложении арендные платежи.
Исключением являются случаи, когда составление акта об оказании услуг (выполнении работ) обязательно.
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
